Beleid inzake gegevensbescherming

(Laatste update 7 september 2021)


 

Algemeen

Dit document bevat het algemeen beleid inzake gegevensbescherming van QIT BV, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0525.829.575, met maatschappelijke zetel te 3010 Leuven, Koning Albertlaan 104.

QIT verwerkt uw persoonsgegevens, d.i. gegevens die toelaten om u als natuurlijke persoon te identificeren, en wil u aan de hand van dit beleidsdocument meedelen welke gegevens het verzamelt en waarom wij het dat doet.

Dit beleid heeft enkel betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door QIT als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de verwerkingen waarbij QIT optreedt als verwerker en andere organisaties, ondernemingen of overheden bijstaat, verwijzen wij naar de maatregelen als verwerker die u hier kan vinden.

We proberen zo zorgvuldig mogelijk om te gaan met uw persoonsgegevens en houden ons daarbij aan de eisen die de regelgeving oplegt. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:

  • Via dit beleid duidelijk aangeven voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken

  • Nooit meer informatie vragen dan nodig

  • Uw persoonsgegevens niet verstrekken aan derde partijen tenzij dit absoluut nodig is voor de werking van deze doeleinden

  • Ervoor zorgen dat onze beveiliging op orde is en direct ingrijpen indien nodig u de mogelijkheid geven om uw gegevens in te kijken of te wijzigen.

Frame 3055_edited.png

Wanneer verwerkt QIT uw persoonsgegevens?


QIT verwerkt en gebruikt persoonsgegevens als u op haar diensten beroep doet, namens uzelf of uw onderneming, organisatie of overheid overeenkomsten met haar sluit inzake het gebruik van de tools, producten of oplossingen die QIT aanbiedt of als u een persoon bent die contact opneemt met QIT of voor haar werking een interessant contactpersoon bent.




Welke persoonsgegevens?


Wij verwerken uw identificatiegegevens (naam, voornaam en adres, eventueel functie en bedrijfsgegevens), zodat wij u op een correcte en beleefde manier kunnen aanspreken. We vullen deze aan met diverse contactgegevens, zoals telefoonnummer en emailadres, om u te kunnen contacteren. Voor wie optreedt als vertegenwoordiger of contactpersoon van een onderneming, organisatie of overheid, verwerken wij ook gegevens in verband met de functie. Daarnaast verwerken we ook facturatiegegevens (BTW, facturatieadres), zodat we een geldige factuur kunnen opmaken. Tot slot verwerken wij ook een aantal gegevens in verband met het gebruik van onze tools, producten of oplossingen, zoals welke personen binnen de organisatie van de klant welk aanbod gebruiken.




Van welke personen verwerken wij gegevens? Wie zijn de betrokkenen?


De gegevens die we verwerken, hebben betrekking op de natuurlijke personen die in eigen naam of namens een eenmanszaak met ons contracteren. Gaat het om contracten met ondernemingen, organisaties of overheden, dan hebben de gegevens betrekking op de natuurlijke personen die deze ondernemingen, organisaties en overheden vertegenwoordigen. Daarnaast gaat het ook om hulpverleners die in eigen naam dan wel via de organisatie waar ze voor werken, de producten van QIT gebruiken. Daarnaast zijn er ook de personen die, uit hoofde van hun functie of beroep, interessant kunnen zijn voor de werking van QIT. Tot slot zijn er de personen die met QIT contact opnemen, om welke reden ook.




Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?


De verstrekte persoonsgegevens worden door ons verwerkt met het oog op volgende doeleinden: Klantenbeheer, om aldus het gebruik van onze tools, producten en oplossingen mogelijk te maken en te onderhouden, met inbegrip van promotie Leveranciersbeheer, om de nodige producten en diensten te bekomen die nodig zijn voor de uitoefening van de activiteiten Boekhouding, om ervoor te zorgen dat de verrichte prestaties worden betaald. Communicatie, zowel passief (antwoorden op vragen om informatie) als passief (public relations of het creëren van goodwill voor QIT)




​Welke zijn de grondslagen voor deze verwerkingen?


Treedt u zelf op of vormt u een eenmanszaak, dan is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de contractuele relatie die wij met u hebben. Voor zover u een contactpersoon of vertegenwoordiger bent van een onderneming, organisatie of onderneming, is de verwerking van uw gegevens gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen. Dit geldt zowel voor klanten, leveranciers als boekhouding. Het is ook mogelijk dat wij uw gegevens verwerken om u of uw onderneming op de hoogte te brengen en/of te houden van de tools, producten en oplossingen die wij aanbieden (promotie). In dat geval is de verwerking gesteund op ons gerechtvaardigd belang om aan promotie en prospectie te doen. Als wij dit doen via email, vragen wij u, teneinde uw rechten te waarborgen, voor zover u (nog) geen klant van ons bent, voorafgaandelijk de toestemming hiertoe en bieden wij u, net als onze klanten, de mogelijkheid om u op elk ogenblik uit te schrijven. Tot slot kunnen wij uw gegevens ook verwerken als relatie waarbij wij menen dat u en uw contacten of diensten onze onderneming en dienstverlening kunnen baten, op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen.




Hoe lang bewaren wij uw gegevens?


Uw gegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is. Bent u klant of leverancier van QIT, worden uw gegevens bewaard zolang u klant of leverancier bent, tot 10 jaar na het einde van deze relatie. Voor zover het om boekhoudkundige gegevens gaat, worden deze bewaard zolang de wetgeving ons dat voorschrijft, wat in beginsel 7 jaar is. Bent u vertegenwoordiger of contactpersoon van een onderneming, organisatie of klant, worden uw gegevens bewaard zolang u die hoedanigheid heeft. Is dat niet het geval, worden deze gegevens gewist en vervangen door de gegevens van een andere persoon. Gegevens inzake communicatie worden bewaard zolang dat nodig is om aan een verzoek gevolg te kunnen geven. Gegevens inzake public relations bewaren wij zolang de persoon interessant is en blijft voor QIT, zij het dat we dit periodiek aangeven.




Uw rechten


De regelgeving kent u verschillende rechten toe die we hierna kort toelichten. Recht van toegang en inzage - U heeft het recht om op elk moment kosteloos kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken. Recht van verbetering, verwijdering en beperking - U heeft steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of te beperken. Hou er rekening mee dat bij verwijdering van persoonsgegevens bepaalde diensten en producten niet meer leverbaar zijn. Recht van verzet - U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Daarnaast heeft u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, zonder dat u hiervoor een reden moet opgeven. Recht van overdraagbaarheid - U heeft het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden, in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen. Automatische beslissingen en profilering - De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profilering en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen. Uitoefening van uw rechten – Om uw rechten uit te oefenen kan u met ons contact opnemen, hetzij per e-mail naar info@qit.online, hetzij per post naar QIT BV, Koning Albertlaan 104 te 3010 Leuven (Kessel-Lo). Recht om klacht in te dienen – Naast de toegelichte rechten heeft U ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be. U kan ook altijd een specifieke vordering (tot staking) inleiden voor een burgerlijke rechtbank onverlet en, indien u meent schade te hebben geleden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u een vordering tot schadevergoeding instellen.




Mededeling aan derden


We delen uw gegevens nooit mee aan derden voor commerciële doeleinden. Ook in andere gevallen delen wij uw persoonsgegevens in beginsel niet mee aan derde partijen, tenzij dat absoluut noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking, met name het gebruik van de tools, producten of oplossingen die wij aanbieden of tenzij dit wettelijk verplicht. Het is wel mogelijk dat wij voor bepaalde aspecten van de verwerking beroep doen op derden, de zogenaamde verwerkers zoals een extern boekhoudkantoor, een hosting provider of andere IT dienstenleveranciers. In dat geval leggen wij aan die derden de nodige verplichtingen op om uw gegevens vertrouwelijk te behandelen.




Beveiliging


Wij doen al het mogelijke om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Daartoe nemen wij de nodige technische en organisatorische maatregelen, waarvan u een algemeen overzicht hier kan vinden.




Doorgifte naar derde landen


In beginsel delen wij uw gegevens niet door naar derde landen, d.i. landen buiten de Europese Economische Ruimte. Als wij dat doen, zorgen we ervoor dat dit gebeurt naar ontvangers in een land waarvan het beschermingsniveau door de Europese Commissie als adequaat is bevonden of sluiten wij met die ontvangers een overeenkomst waarvan diezelfde Commissie stelt dat ze aan Europese burgers passende waarborgen biedt.





Frame 3055_edited.png

Gefeliciteerd, je hebt het gehaald! 👏

Dit was ons beleid inzake gegevensbescherming. Heb je vragen of is er iets onduidelijk? Stuur dan een mailtje naar info@qit.online en wij zullen zo snel mogelijk antwoorden.

Dit beleidsdocument kan in de toekomst worden gewijzigd. De wijzigingen worden in beginsel automatisch van kracht na publicatie.

Indien aangaande de verwerking van persoonsgegevens één van de voorafgaande bepalingen niet geldig zou zijn, dan wordt deze vervangen door een bepaling die het onderliggend doel van de vooropgestelde bepaling zoveel als mogelijk zal benaderen.


 

Quality In Treatment bv

Koning Albertlaan 104

3010 Leuven, België

Geregistreerd in KBO onder nummer 0525.829.575